Definir un protocolo de derivación de denuncias correctamente es muy importante, ya que los riesgos asociados de hacerlo de manera errónea son realmente elevados.
Este protocolo es relevante al momento de asegurar la correcta derivación de las denuncias. La pregunta fundamental es: ¿Cómo nos aseguramos de que queden bien definidos?
Para llevar a cabo esta labor durante la implementación de un servicio de línea ética, nuestro equipo dedica tiempo a estudiar en detalle cómo es el proceso implementado por cada organización (en oportunidades no formalizado) para luego identificar a los principales actores.
Las rutinas de derivación merecen un elevado cuidado, responsabilidad, compromiso y profesionalismo”.
Algunos ejemplos son:
- ¿Pueden derivarse denuncias según el tipo de categoría? Claro, para ello debemos crear diferentes comités que deban recibir las denuncias. Por ejemplo, podemos crear un comité para denuncias relacionadas con temas de respeto, acoso, abuso y discriminación. Para el resto de las denuncias podríamos tener otro u otros comités.
- ¿Qué sucede si una denuncia va contra uno o más miembros del comité que tiene a cargo la recepción y decisión sobre todas o determinado tipo de denuncias? Este es un caso que exige un cuidadoso abordaje. Una de las opciones que existen es excluir –para esa denuncia– a esta persona de la derivación. Otra opción para estos casos es la creación de comités de recepción alternativos.
Una vez acordado todo lo explicado entre las partes se volcarán estas particularidades en el protocolo de derivación de denuncias que ponemos a disposición de la organización para su revisión.
En dicho acuerdo se puede definir como nivel de atención, por ejemplo, que seamos un primer filtro de recepción de denuncias, antes de que la empresa la reciba.
Todos estos controles y cuidados previos tienen como objetivo cuidar la reputación del sistema de gestión de denuncia de irregularidades en cada organización. Si pensamos por un momento en qué pasaría si un denunciado en general o de un alto nivel jerárquico tuviera acceso a su denuncia, sería más que probable que entorpezca o complejice la posible investigación y dañe la capacidad de obtener evidencias. Por lo tanto, el canal de denuncias perdería confiabilidad por parte de los mismos empleados.
Es muy difícil construir la confianza y lleva mucho tiempo hacerlo; sin embargo, resulta muy fácil perderla. Es por ello que, en particular, las rutinas de derivación merecen un elevado cuidado, responsabilidad, compromiso y profesionalismo.
Por: Diego Reitano | Gerente experto en Forensics & Compliance (Líder de Sistema de Gestión de Denuncias – Servicio de Línea Ética) de BDO en Argentina