Cómo gestionarla comunicación en un proyecto
Una de las tareas más importantes del Director o Project Manager es promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida el cumplimiento de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo se darán a conocer algunos aspectos necesarios para cumplir con este proceso de comunicación según el PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge, por sus siglas en inglés)
Un proyecto se define como un esfuerzo temporal que se realiza para la creación de un único producto, servicio o la obtención de un resultado y, por supuesto, debe tener un principio y un fin, según el PMBOK. Así la Gestión de la Comunicación del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles dela organización) o externos. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados e involucrados en un proyecto,conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, niveles de experiencia y, por ende, distintas perspectivas en la ejecución o resultados.
Un proyecto será exitoso en la medida que su comunicación y los voceros del mismo trasladen los mensajes de forma asertiva. Por ello, es necesario que exista un proceso de comunicación que debe tomaren cuenta los siguientes aspectos:
- Identificar a los Interesados
- Planificar la Comunicación
- Distribuir la Información Gestionar las Expectativas de los Interesados
- Informar el Desempeño
Además, dentro del proyecto se generan actividades de comunicación tales como:
- Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público)
- Formal (informes, memorandos,instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones adhoc)
- Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal(entre colegas)
- Oficial (boletines, informe anual)y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
- Escrita, verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
Por otra parte, es indispensable saber que el Director o Project Manager debe tener habilidades comunicacionales que le permitirán desempeñar de una mejor manera su rol, entre estas se pueden mencionar:escuchar de manera activa y eficaz, formular preguntas, resolver conflictos para prevenir impactos negativos y resumir, recapitular e identificar las próximas etapas.
Un proyecto bien comunicado se asegura el cumplimiento, ya que motivará a los involucrados a formar parte y cumplir con las metas establecidas, hará más viable la gestión del cambio y permitirá que fluya el mensaje adecuado y oportuno, generando un ambiente agradable.